Terminverwaltung und Warteliste

In der Terminverwaltung findest du deine Termine und deine Warteliste. Patient:innen können über deinen Buchungslink selbst einen passenden Termin wählen. Ist gerade nichts frei, können sie sich bei eingeschalteter Warteliste eintragen.

Öffne links Terminverwaltung. Oben wechselst du zwischen Kalender und Warteliste. Über Einstellungen erreichst du die Einrichtung.

Terminverwaltung einrichten

Nehmen wir an, du möchtest montags um 10 Uhr ein Erstgespräch anbieten. Unter Einstellungen → Terminformen öffnest du das Erstgespräch. In unserem Beispiel dauert es 50 Minuten, mit 10 Minuten Pause danach. Prüfe auch den Ort und die Angaben dazu, wer buchen kann. Mit Speichern übernimmst du die Terminform.

Im Wochenplan schaltest du den Montag ein und wählst 10:00 bis 11:00. Änderungen am Wochenplan speichert lina automatisch. Wenn du später mehr Zeiten anbieten möchtest, ergänzt du sie dort.

Unter Einstellungen → Kalender verbindest du deinen Kalender. So kann lina bereits belegte Zeiten berücksichtigen. Für Urlaub oder Fortbildungen trägst du unter Abwesenheiten eine Pause ein.

Buchungsseite teilen

Über Patientenansicht öffnest du deine Buchungsseite als Vorschau in einem neuen Tab. Dort kannst du den Weg in Ruhe ausprobieren. Schau vor dem Teilen unter Einstellungen → Absage und Kosten noch nach, ob deine Hinweise stimmen.

Mit Buchungslink kopieren öffnest du den Patientenlink. Du kannst den Link allein weitergeben oder die vorbereitete Nachricht anpassen und kopieren. Den Link kannst du auch auf deiner Praxiswebsite einfügen.

Patient:innen wählen einen verfügbaren Termin, machen ihre Angaben und bestätigen ihre E-Mail-Adresse mit dem Link oder Code aus der E-Mail. Nach erfolgreicher Buchung erhalten sie eine Bestätigung. Du findest den Termin anschließend im Kalender.

Warteliste und Terminangebote

Im Bereich Warteliste siehst du wartende Personen, laufende Angebote, Nachfragen und bereits vereinbarte Termine. Ein laufendes Angebot ist noch keine bestätigte Buchung. Das Menü am Eintrag zeigt die verfügbaren Aktionen. Du kannst auch mit einer vollständigen E-Mail-Adresse suchen.

Unter Einstellungen → Warteliste schaltest du die Warteliste ein. Patient:innen können dann auf deiner Buchungsseite angeben, welchen Termin sie suchen und wann sie Zeit haben.

Wird ein passender Termin frei, bietet lina ihn automatisch per E-Mail an. Zuerst werden passende Personen berücksichtigt, die am längsten warten. Solange jemand Passendes wartet, wird dieser Termin nicht öffentlich angeboten.

Du bestimmst in den Einstellungen, ob eine oder mehrere Personen gleichzeitig ein Angebot bekommen und wie lange es gilt. Bei mehreren Empfänger:innen bekommt den Termin, wer zuerst verbindlich zusagt. Die anderen bleiben auf der Warteliste. lina fragt außerdem regelmäßig nach, ob weiterhin ein Termin gesucht wird.

Gebuchte Termine

Gebuchte Termine erscheinen im Kalender. Ein Klick auf den Termin öffnet die Buchung mit ihrem Status und den verfügbaren Aktionen. Du kannst zur vorhandenen Akte wechseln oder eine Akte zuordnen. Bei einem fehlgeschlagenen Kalenderabgleich kannst du „Erneut versuchen“ verwenden. Eine Absage wird ausdrücklich bestätigt; die betroffene Person erhält anschließend eine Nachricht.

Kalender und Termine freigeben

Für einen zusätzlichen Termin wählst du im Kalender eine freie Stelle aus. Im Panel Termin freigeben prüfst du Datum, Uhrzeit und gegebenenfalls die Terminform. Erst Freigeben übernimmt die neue Zeit. Die Kalenderlegende erklärt die angezeigten Zustände, etwa Frei, Angebot läuft, Gebucht und Belegt laut Kalender.

Im Probemodus

Im Probemodus kannst du die Terminverwaltung kennenlernen. Die Hinweise in der Oberfläche zeigen dir, welche Schritte bereits möglich sind. Deine Testbatterie-Probe kannst du später im Bereich Testbatterien fortsetzen.

Häufige Fragen

Wie buchen Patient:innen einen Termin bei mir?

Über deinen Praxislink. Patient:innen wählen einen freien Termin, machen ihre Angaben und bestätigen ihre E-Mail-Adresse mit dem Code oder Link aus der E-Mail. Danach erhalten sie eine Buchungsbestätigung. Das geht ohne App und ohne Konto. Du kannst den Praxislink verschicken oder auf deiner Praxiswebsite einbinden.

Muss ich meinen Kalender verbinden?

Nein. Wenn du Google oder Microsoft verbindest, berücksichtigt Lina belegte Zeiten und trägt Buchungen in deinen Kalender ein. Dort stehen Terminform, Zeit, Ort und Buchungsnummer sowie ein Link in die geschützte Lina-App, ohne Patientennamen. Alternativ kannst du deine Lina-Termine über ein Kalender-Abo (ICS) anzeigen lassen.

Wie funktioniert die Warteliste?

Patient:innen geben an, welchen Termin sie suchen und wann sie Zeit haben. Wird etwas frei, auch durch eine Absage, bietet Lina den Termin automatisch passenden Personen an, die am längsten warten. Solange jemand Passendes wartet, wird der Termin nicht öffentlich angeboten. Du wählst, ob 1, 3 oder 5 Personen gleichzeitig ein Angebot bekommen und ob es 24, 48 oder 72 Stunden gilt. Wer zuerst verbindlich zusagt, bekommt den Termin.

Wird die Warteliste nicht irgendwann unübersichtlich?

Lina fragt alle 2, 4 oder 8 Wochen nach, ob noch ein Termin gesucht wird. Den Abstand bestimmst du. Bleibt die Antwort aus, folgt nach sieben Tagen eine zweite Nachfrage. Nach weiteren sieben Tagen ohne Antwort wird der Eintrag entfernt. Du musst die Liste nicht von Hand aufräumen.

Welche Angaben machen Patient:innen?

Bei der Buchung werden Name und E-Mail-Adresse, Terminwunsch, Versicherungsart oder Selbstzahlung sowie die Angabe „für mich“ oder „für mein Kind“ erfasst. Bei einer Buchung für ein Kind kommt dessen Name dazu; eine Telefonnummer ist freiwillig. Auf der Warteliste werden die E-Mail-Adresse, Termin- und Zeitwünsche, Versicherungsart oder Selbstzahlung und „für wen“ gespeichert, kein Name und keine Telefonnummer. Beschwerden oder Anliegen werden nicht abgefragt; ein Alter wird nicht gespeichert.

Kann ich einen Behandlungsvertrag und eine Ausfallregelung bestätigen lassen?

Ja. Du hinterlegst deinen Behandlungsvertrag als PDF und legst deine Absagefrist fest. Patient:innen bestätigen die hinterlegten Bedingungen bei der Buchung per Häkchen. Lina speichert den Nachweis mit dem damaligen Wortlaut und der Vertragsfassung. Das ist eine einfache elektronische Signatur. Ob deine Regelung im Einzelfall trägt, klärst du wie bisher selbst.

Was kostet die Terminverwaltung?

Die Terminverwaltung und die Warteliste sind in lina enthalten, ohne Aufpreis. Du zahlst weiterhin nur für abgeschlossene Testbatterien. Im Probemodus kannst du die Terminverwaltung mit fiktiven Angaben ausprobieren; eine Kalenderanbindung ist dort nicht möglich.